Автоматизація документообігу, на сьогоднішній день, стала не просто засобом оптимізації внутрішніх процесів підприємства, а нагальною потребою в умовах жорсткої конкуренції. Саме автоматизація документообігу дає нові можливості будь-якої організації щодо прискорення роботи, дозволяє випередити конкурентів при прийнятті як оперативних, так і стратегічних рішень.

Автоматизація документообігу - гостра необхідність повноцінного функціонування сучасної організації.

На сьогоднішній день автоматизація документообігу на підприємстві також необхідна, як автоматизація бухгалтерського обліку в середині дев'яностих років. Причин цьому багато. По-перше, інформацію необхідно обробляти як можна швидше і якісніше, часом інформаційні потоки не менш важливі, ніж матеріальні. По-друге, втрата інформації або її потрапляння в чужі руки може обійтися дуже дорого.

Можна виділити ряд проблем, загальних для тих, організацій, де робота з документами ведеться традиційним способом:
• документи губляться;
• накопичується безліч документів, призначення і джерело яких неясні;
• документи і інформація, що міститься в них, потрапляє в чужі руки;
• витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;
• створюється кілька копій одного і того ж документа - на папір і копіювання документів витрачатися чимало коштів;
• на підготовку і узгодження документів витрачається багато часу.

Впровадження системи електронного документообігу дозволяє вирішити всі ці проблеми, а також:
• забезпечить злагоджену роботу всіх підрозділів;
• спростить роботу з документами, підвищить її ефективність;
• підвищить продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки і пошуку документів;
• підвищить оперативність доступу до інформації;
• дозволить розмежувати права доступу співробітників до інформації.

Види систем електронного документообігу

Хоча будь-яка класифікація є умовною, традиційно виділяють кілька видів СЕД по функціоналу і важливості справ.
Системи діловодства. Вони використовуються в організаціях з жорстко формалізованими правилами документообігу і вертикальним управлінням незалежно від їх розміру, форми власності та виду діяльності.

З їх допомогою можна вирішити кілька основних завдань:
• упорядкувати роботу з кореспонденцією, як виходить, так і входить;
• оптимально організувати рух внутрішніх документів в компанії;
• налагодити роботу зі зверненнями клієнтів;
• організувати внутрішній електронний архів документів.
По суті, вони є спадкоємцями паперового діловодства.

Електронні архіви. Це системи структурованого зберігання документів, що забезпечують надійність зберігання, розмежування прав доступу, зручний і швидкий пошук. Впровадження систем такого типу зазвичай пов'язано з потребою структурування електронної інформації, незалежно від виду документів - текстовий, графіка, мультимедіа. Основні функції архіву - оцифровка паперових документів, управління web-контентом, потоковий ввід і швидкий пошук. Завдяки впровадженню архіву можна скоротити час доступу до інформації, знизити ризики псування або втрати важливих документів, підвищити рівні інформаційної безпеки. Електронні архіви зазвичай існують в складі СЕД і окремо використовуються досить рідко.

Workflow-системи забезпечують автоматизацію не окремих функцій, а бізнес-процесів компанії. Дослівний переклад Workflow - «потік робіт». Система Workflow чітко визначає процес: що, хто, коли і як робить, звідки отримує і куди відправляє. Користувачеві не потрібно замислюватися над тим, як створити документ, як його отримати, як обробити, в які терміни і кому відправити - все вже закріплено в системі. Співробітник не зможе неправильно заповнити документ, пропустити якісь терміни, в системі передбачені нагадування, а також повідомлення керівника про те, що на конкретному етапі у конкретного користувача процес обробки документа порушений. Є можливість оцінити причини допущення помилок і своєчасно їх усунути. Workflow-системи в основному встановлюють в компаніях з високим ступенем формалізації бізнес-процесів, документообіг в яких при простій структурі має масовий характер. Мінусом таких систем є складність і тривалість запровадження. Крім того, вони не можуть замінити електронний архів, оскільки зберігають не всі документи, а тільки використовувані в процесі роботи.

ЄСМ-системи використовуються для збору, управління, зберігання інформації (контенту) і надання до неї доступу співробітникам компанії, тобто, на перший погляд, виконують ті ж самі функції, що і попередні системи. Однак істотна відмінність ЄСМ-систем від своїх побратимів в тому, що вони дозволяють працювати як з структурованим, так і з неструктурованих контентом і мають більш гнучкий функціонал. По суті, забезпечення електронного документообігу є тільки однією з функцій ЄСМ разом з управлінням файлами і записами, управлінням знаннями, власне Workflow, і управлінням web-контентом. У деяких ЄСМ-системах також є функція CRM і управління завданнями і дорученнями.

Обладнання, що використовується при автоматизації документообігу

Принтер етикетки використовується для маркування документа, шляхом наклеювання етикетки з нанесеним унікальним штрих-кодом (ідентифікатором документа). У зв'язку з необхідністю тривалого зберігання документів, та для запобігання обезцвічуванню штрих-коду рекомендується використовувати термотрансферні принтери етикетки.

Сканер штрих-коду використовується для зчитування штрих-коду (унікального ідентифікатора) з документу. Це дає змогу швидко знайти документ в базі даних для здійснення необхідних операцій.